Obligación de mantener registros contables
Introducción:
Desde 2016, ha sido obligatorio para cualquier entidad legal en Panamá que no realice operaciones perfeccionadas, ejecutadas o que surtan efecto dentro de la República de Panamá mantener registros contables y documentación de respaldo. Esta obligación también se aplica a entidades que actúan únicamente como tenedoras de activos en cualquier país.
Cambios recientes:
Recientemente, a través del Decreto Ejecutivo N.º 177 de fecha 30 de diciembre de 2024, algunas de las reglas anteriores para mantener registros contables han sido modificadas y simplificadas, haciendo más factible el cumplimiento.
Requisitos según el Decreto Ejecutivo N.º 177 | Cómo se deben mantener estos registros:
Entidades sin operaciones ni activos: Las entidades sin operaciones deben presentar una declaración jurada anual declarando su inactividad. Esta declaración debe ser presentada anualmente al agente residente para cumplir con esta obligación legal.
Entidades con operaciones o activos (fuera de Panamá): Las entidades que tengan operaciones o activos fuera de Panamá deben presentar un balance general que refleje fielmente su posición financiera. El nuevo decreto ejecutivo proporciona un ejemplo del formato a través del cual debe presentarse este resumen de la posición financiera. Este formulario se adjunta a esta comunicación para su referencia.
Información obligatoria requerida por los agentes residentes:
Los clientes deben informarnos, como Agente Residente de la compañía o fundación, sobre la persona de contacto que mantiene los registros contables y la dirección donde se guardan. Esta información debe ser suministrada utilizando nuestro formulario de diligencia debida requerido para cada corporación o fundación.
Sanciones:
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Registros Contables y el nuevo decreto resulta en multas para las entidades legales que oscilan entre US$5,000 y US$1,000,000, sin perjuicio de otras sanciones como la suspensión de derechos corporativos y la liquidación forzosa de la entidad legal.
Plazos importantes:
Para entidades legales: Las entidades legales deben presentar sus registros contables del año fiscal anterior a su agente residente antes del 30 de abril de cada año. Esto incluye los registros para el año fiscal 2024 y todos los años futuros, que vencen el 30 de abril de 2025.
Para agentes residentes: El plazo para que los agentes residentes presenten una declaración jurada sobre los registros contables para los períodos 2021, 2022 y 2023 se ha extendido hasta el 31 de marzo de 2025. A partir del 1 de enero de 2025, un nuevo decreto establece el 15 de junio como la fecha límite anual para que los agentes residentes presenten una declaración ante la Dirección General de Ingresos (DGI) sobre si las entidades han cumplido con sus obligaciones, independientemente de su estado operacional.
Adjunto para referencia:
- Declaración jurada sobre entidades que no están en operación ni poseen activos dentro de Panamá o en cualquier país a nivel mundial.
- Balance general para entidades con actividades operativas, actividades comerciales y tenencia de activos a nivel mundial.