Ley 254 del 11 de Noviembre 2021
sobre cambios en los requisitos de Registros Contables
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El gobierno de Panamá promulgó el 11 de Noviembre de 2021 la ley 254, la cual introduce adecuaciones en materia de transparencia fiscal y prevención de blanqueo de capitales. Esta ley se divide en tres puntos principales; Registros Contables, Debida Diligencia y el Sistema Único de Beneficiarios Finales.
En este artículo nos centraremos en los cambios relativos a los cambios en las obligaciones de los Registros Contables.
Aunque ya existía la obligación de todas las sociedades y fundaciones panameñas con operaciones o activos fuera de Panamá, de mantener registros contables y documentación de respaldo, la reciente ley endurece estos requisitos, y obliga a la personas jurídica a enviar al menos una copia al agente residente cada año de dichos registros contables y documentación de respaldo y otorga obligaciones de reporte al agente residente para informar a las autoridades panameñas qué entidades están cumpliendo con dicho requisitos y cuales no están en cumplimiento. Más detalles a continuación.
Registros Contables
Definiciones:
Registros Contables: Aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Documentación de respaldo: Aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
Persona Jurídica / Entidad Jurídica: Se refiere a la sociedad o fundación.
Agente Residente: El abogado o la firma de abogados que ejerce el rol obligatorio de agente de la sociedad o fundación, que funciona como enlace entre el cliente y las autoridades de Panamá y se considera sujeto obligado a mantener la debida diligencia y otros requisitos requeridos por la ley para las entidades que administra.
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Obligación de mantener registros contables.
Las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionan o consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá, así como aquellas que se dediquen exclusivamente a ser tenedora de activos, dentro o fuera del territorio panameño están obligadas a llevar registros contables y mantener su documentación de respaldo.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros contables?
Los registros contables y documentación de respaldo deberán ser mantenidos por un periodo mínimo de 5 años, contados a partir del último día del año calendario en el cual fueron generadas las transacciones para las que aplican estos registros contables.
¿Dónde deben mantenerse estos registros contables?
Los registros contables y documentación de respaldo podrán ser mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá o en cualquier otro lugar, dentro o fuera de Panamá, según determinen los organismos de administración de la persona jurídica.
Las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar anualmente al agente residente, al 30 de abril, los registros contables o copia de los registros contables relativos al periodo fiscal que haya culminado el 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior.
Obligación de mantener siempre actualizada la información.
Las personas jurídicas están obligadas a notificar al agente residente en caso de que haya algún cambio en la persona que mantiene los registros contables o documentación de respaldo bajo su custodia.
Las personas jurídicas estarán obligadas a informar, anualmente por escrito al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde estos se mantienen.
Documentación de respaldo.
De existir un requerimiento por parte de la autoridad competente, adicional a los registros contables o copias de los registros contables, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar al agente residente la documentación de respaldo de los registros contables dentro del tiempo establecido por la autoridad competente, a fin de cumplir con el requerimiento.
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Los registros contables deberán ser proporcionados en la siguiente forma:
1. Cuando se trate de personas jurídicas que no realicen actos de comercio o negocios y que se dediquen exclusivamente a ser tenedora de activos, deberán proporcionar información que demuestre el valor de los activos que se mantienen, los ingresos que se perciben de dichos activos y los pasivos relativos a aquellos activos.
2. Cuando se trate de personas jurídicas que realicen actos de comercio, deberán proporcionar un diario y un mayor.
De existir requerimiento por parte de la autoridad competente, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar cualquier documentación de respaldo e información adicional en el tiempo requerido por la autoridad competente.
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Tiempo para cumplir con esta obligación para las empresas existentes.
Las personas jurídicas establecidas antes de la entrada en vigor la ley (antes del 11 de Noviembre, 2021), tendrán plazo -hasta el 10 de Octubre, 2022-, para entregar al agente residente los registros contables o las copias de los registros contables, para ser mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá.
Adicional a la copia de los registros contables, de ser solicitado, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar al agente residente la documentación de respaldo de los registros contables dentro del tiempo establecido por la autoridad competente a fin de cumplir con el requerimiento.
Sobre las entidades actualmente suspendidas y sus registros contables.
En caso de que las personas jurídicas se encuentran suspendidas en el Registro Público antes de entrada en vigor de la ley 254, para ser reactivadas deberán suministrar a su agente residente los registros contables o las copias de los registros contables para que sean mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá. En caso de que las personas jurídicas se encuentran suspendidas en el Registro Público antes de entrada en vigor de la ley, adicional a copia de los registros contables, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar al agente residente la documentación de respaldo de los registros contables dentro del tiempo establecido por la autoridad competente a fin de cumplir con el requerimiento.
En los casos de cambio de agente residente.
La persona jurídica deberá proveer al nuevo agente residente, antes de la inscripción de su designación en el Registro Público, los registros contables y documentación de respaldo o las copias de los registros contables y documentación de respaldo, cualquiera que sea el caso, los cuales deberán mantenerse en las oficinas del nuevo agente residente dentro de la República de Panamá. En los casos de las personas jurídicas cuyo registros y documentación de respaldo sean mantenidos en cualquier otro lugar distinto a las oficinas del agente residente, dentro o fuera de la República de Panamá, estas deberán informar el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde se mantienen.
En caso de disolución.
Los registros contables y documentación de respaldo o las copias de los registros contables y documentación de respaldo, cualquiera que sea el caso, respectivos a los cinco años anteriores a la inscripción de la disolución, deberán ser mantenidos y estar disponibles por el agente residente de la persona jurídica por un periodo mínimo de cinco años, contado a partir de la inscripción de la disolución en el Registro Público de Panamá. En este caso, el Registro Público de Panamá solo registrará la respectiva escritura pública de disolución que incluya la declaración expresa del agente residente indicando que mantiene en su posesión los registros contables y documentación de respaldo o las copias de los registros contables y documentación de respaldo, cualquiera que sea el caso, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.
El Registro Público solo registrará las escrituras que contengan la declaración expresa de cumplimiento con lo dispuesto anteriormente, por parte del nuevo agente residente.
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Declaración Jurada a la DGI sobre los Registros Contables:
El agente residente deberá entregar a la DGI (Dirección General de Ingresos) una declaración jurada, anualmente, al 15 de julio, que contenga una lista de las personas jurídicas para las cuales ejerce el servicio de agente residente, incluyendo el nombre, RUC (número identificación tributaria de Panamá) y que contenga lo siguiente:
1. Las personas jurídicas cuyos registros contables originales y documentación de respaldo son mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá.
2. Las personas jurídicas cuyos registros contables y documentación de respaldo son mantenidos en cualquier otro lugar distinto a las oficinas del agente residente y certificar de que cuentan con las copias de los registros contables y el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde se mantienen.
3. Las personas jurídicas de las cuales no cuentan con la información establecidos en los numerales 1 y 2 mencionados anteriormente. La autoridad competente podrá aplicar sanciones a las personas jurídicas que el agente residente incluya en la declaración a que se refiere el presente numeral.
El órgano Ejecutivo reglamentará el formato en que esta declaración deberá ser entregada.
Sobre las personas jurídicas establecidas antes de la entrada en vigor de la presente ley, el agente residente deberá remitir la primera declaración dentro de los treinta días calendarios, contados a partir de la fecha de vencimiento del periodo de seis meses que da la ley para que las sociedades existentes cumplan con dicho requisito, es decir 12 de Junio, 2022.
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Adicional sobre los Registros Contables
Las autoridades podrán solicitar la documentación en cualquier momento.
En todos los casos que la autoridad competente requiera la documentación de respaldo de los registros contables, la persona jurídica deberá proveer la documentación al agente residente dentro del tiempo establecido por la autoridad competente, conforme a la reglamentación de esta ley.
La autoridad competente podrá requerir al agente residentes los registros contables y documentación de respaldo en cualquier momento de acuerdo con lo establecido en la ley, para el fiel cumplimiento de sus funciones.
Confidencialidad de la información y documentación.
La autoridad competente para efectos de cooperación nacional e internacional podrá solicitar cualquier información conforme a lo dispuesto en la presente ley y sus reglamentaciones, sin que esto constituya una violación a la confidencialidad.
Toda la información que se entregue a la autoridad competente en cumplimiento de la presente ley y sus reglamentaciones por parte de los agentes residentes, directores, dignatarios, empleados representantes, no constituirá violación al secreto profesional ni a las restricciones sobre revelación de información, derivadas de la confidencialidad impuesta por vía contractual o por cualquier disposición legal o reglamentaria y no implicará responsabilidad alguna para los agentes residentes ni para sus dignatarios, directores, empleados o representantes.
La información que reciba la autoridad competente del agente residente deberá mantenerse en estricta reserva y solo podrá ser utilizada por la autoridad competente para el fiel cumplimiento de sus funciones, de conformidad con las respectivas leyes. El incumplimiento de esta obligación de confidencialidad por parte de un funcionario será sancionado como una falta administrativa grave, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal que de ello resulte.
El Órgano Ejecutivo reglamentará la forma y el tiempo en que el agente residente, previo requerimiento de la autoridad competente, deberá remitir copia de los registros contables y documentación de respaldo.
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Sanciones
Sanciones a las personas jurídicas por incumplimiento de Registros Contables:
Las personas jurídicas que incumplan con las obligaciones de registros contables se sancionarán con un multas desde USD 5,000 hasta 1,000,000 considerando la gravedad de la falta, la reincidencia y la magnitud del daño.
Adicional se ordenará al Registro Público la suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica que incumpla, esto sin perjuicio de que esta cumpla con las obligaciones establecidas en la ley, sus reglamentos y regulaciones. La DGI está facultada para ordenar al Registro Público la liquidación forzosa administrativa de la persona jurídica.
Sanciones al Agente Residente por incumplimiento de Registros Contables:
La DGI sancionará al agente residente que no cumpla con las obligaciones en la presenta ley con multas desde USD 5,000 hasta 100,000, considerando la gravedad de la falta, la reincidencia y la magnitud del daño. Igualmente serán aplicables cuando en los procesos de supervisión se detecte incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley.
Contra estas sanciones caben los recursos de reconsideración y de apelación, según lo dispuesto en el procedimiento fiscal ordinario. El Órgano Ejecutivo reglamentará el procedimiento para la aplicación de sanciones.