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Requisitos de Debida Diligencia
Definiciones.
Sujetos obligados: Se refiere a todos los sujetos supervisados por la Superintendencia de sujetos no financieros, esto incluye muchos tipos de empresas, entre estas: abogados / agentes residentes.
Persona Jurídica / Entidad Jurídica: Se refiere a la sociedad o fundación.
Agente Residente: El abogado o la firma de abogados que ejerce el rol obligatorio de agente de la sociedad o fundación, que funciona como enlace entre el cliente y las autoridades de Panamá y se considera sujeto obligado a mantener la debida diligencia y otros requisitos requeridos por la ley para las entidades que administra.
Es fundamental tener claro antes de iniciar la relación con nuestra firma. El cliente deberá facilitarnos la siguiente documentación e información de forma inmediata cuando sea requerida y deberá asumir el compromiso de siempre mantenerla actualizada.
Identificación adecuada.
Como agentes residentes estamos obligados a mantener operaciones de debida diligencia y el cuidado conducente a prevenir razonablemente que dichas operaciones se lleven a cabo con fondos o sobre fondos proveniente de actividades ilícitas. También debemos asegurar que los documentos, datos o información recopilada dentro del proceso de debida diligencia se mantengan actualizados.
Los mecanismos de identificación del cliente y del beneficiario final, así como la verificación de la información y documentación dependerán del perfil de riesgo de los sujetos obligados considerando los tipos de clientes, productos y servicios que ofrece, canales de comercialización y ubicación geográfica de sus instalaciones, la de sus clientes y beneficiarios finales.
Conocer la naturaleza del negocio del cliente.
Como agentes residentes deberemos recabar de los clientes información a fin de conocer la naturaleza de su actividad profesional o empresarial. La actividad declarada por el cliente será registrada al inicio de la relación de negocios.
Evaluación de riesgo y perfil transaccional.
Los agentes residentes deberán tomar las medidas necesarias para identificar, evaluar y comprender sus riesgos de blanqueo de capitales, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva relacionados sus clientes, sus países o áreas geográficas y sus productos, servicios, transacciones o canales de distribución o comercialización. Existe también la obligación de obtener información y documentación relacionada con el perfil financiero y transaccional de los clientes conforme al riesgo identificado.
Seguimiento continuado de la relación de negocios.
Los sujetos obligados deberán deberá realizar procesos de supervisión periódicamente a fin de asegurar que la data e información obtenida como resultado de la debida diligencia están actualizadas. Adicional es requerido monitorear las operaciones llevadas a cabo por los clientes con el fin de asegurar que coinciden con el perfil profesional o actividad de negocio, perfil financiero o transaccional declarado por el cliente.
Sanciones.
Es nuestra responsabilidad informar de las siguientes sanciones a las que están expuestas las personas jurídicas si no cumplen con las obligaciones anteriores.
La Superintendencia ordenará al Registro Público la suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica que esté relacionada con el incumplimiento del agente residente de alguna de las obligaciones establecidas. La Superintendencia de Sujetos No Financieros está facultada para ordenar al Registro Público de Panamá la liquidación forzosa administrativa de la persona jurídica.
La autoridad competente aplicará sanciones a la fuente privada que no cumpla con entregar, dentro del plazo otorgado, la documentación e información que le sea solicitada mediante requerimiento de información, según lo dispuesto en esta ley y sus reglamentos:
– Multa desde USD 5,000 hasta USD 100,000 cuando la persona incumpla con entregar toda la información y documentación requerida por causas imputables a esta dentro del plazo otorgado.
– Multa de USD 500 por cada día que transcurra, después de vencido el plazo otorgado para la entrega de la información o documentación requerida, cuando la persona no cumpla con la entrega de la documentación o información solicitada.
Sanciones a terceros involucrados. Las sanciones serán aplicables no solo a los sujetos obligados sino también a quienes permitan o el incumplimiento de las disposiciones establecidas en la ley o las dictadas para su aplicación del organismo de supervisión.
Igualmente, las sanciones establecidas serán aplicables cuando en los procesos de supervisión se detecte incumplimiento de las obligaciones establecidas.